Üniversitemizin EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)’ne geçişinde en uygun özelliklerde olan yazılımın temini için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı gerekli incelemeleri ve piyasa araştırmalarını yapmış, firmalardan alım öncesi uygulama tanıtımları talep edilerek hangi özelliklerde bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) uygulamasının alınacağına karar kılınmıştır. Bu özellikler; kurumumuzun operasyonları hızlandırmasına, verimliliği arttırmasına ve tıkanıklıkları ortaya çıkarmasına yardımcı olacaktır. EBYS ile iş süreçleri mükemmelleştirilir ve gecikmeler veya hatalar anında tespit edilir.
Yazılımın özellikleri :
- Kullanıcı Dostu, Yönetilebilir ve Öğrenilmesi Kolay
- Doküman tarama, yakalama, yönetim ve arşivleme
- Form İşleme ve İş Akışı Otomasyonu
- Kusursuz iki yönlü entegrasyon özellikleri
- Tamamen özelleştirilebilir Grafik Kullanıcı Arayüzü ve bildirimleri
- RFID, Barkod ve Optik Karakter Tanıma (OCR) özellikleri
- Belge erişim kontrolü, sürüm kontrolü ve denetim izi özellikleri
- Verimli doküman arama, erişim ve anlık paylaşma
- Mobil Destek Uygulamaları - iOS ve Android
- Sertifikalı ve uygulanmış elektronik imza ve onay teknolojisi
- Kayıt arşivleme takvimi tanımlama özellikleri
Tamamen Web Tabanlı
EBYS 0 web tabanlı yapısıyla istemci bilgisayarda herhangi bir kurulum gerektirmez, yönetimi kolaylaştırır ve maliyetleri düşürür. Sisteme internet bağlantısı ile kolayca erişebilirsiniz. İş akışı tasarımı ve form tasarımı gibi üstün özellikleri için bile harici bir araç gerektirmez; Yalnızca bir web tarayıcısı her zaman yeterlidir.
Üst Düzey Güvenlik
EBYS ile belgeleri depoda veya veri tabanında 128 bitlik bir şifreli biçimde tutar. Dikey ve yatay yetkilendirmeleri destekler. Şifreleme algoritması için anahtarlar, sistem kurulumu sırasında istemci tarafından tanımlanabilir ve enVision, müşterilerin bir DLL oluşturup sisteme kaydettirerek basit bir şekilde kendi şifreleme algoritmalarını uygulamasına ve kullanmasına olanak tanır.
Gelişmiş ve Tamamen Özelleştirilebilir Raporlama Araçları
EBYS Portal, kullanıcıların ilgili sistem ve dış verilerini bir bakışta görüntüleyen tercih edilen portal bölümlerini seçerek portal sayfalarını kolayca özelleştirmelerini sağlar. Kullanıcılar ayrıca ana menülerini ve portal temasını özelleştirebilirler
Entegrasyon yetenekleri
- Öğrenci Otomasyonu ile entegrasyon
- Active Directory, LDAP ve diğerleriyle entegrasyon
Aralık ayının ilk haftası itibariyle yazılım kurulum işlemleri tamamlanmış olup test süreci tamamlanmıştır. Sistem ile alakalı eğitici, idari yönetici ve sistem yöneticisi eğitimleri tamamlanmış olup yapılan tüm eğitimler video kayıt altına alınıp https://ebysyardim.alanya.edu.tr web adresinden personelimizin paylaşımına açılmıştır.
Üniversitemiz YÖK, ÖSYM, PTT KEP, NVİ ve diğer kamu kuruluşları ile entegrasyonlarını tamamlamış 18 Aralık 2017 tarihi itibari ile Elektronik Belge Yönetim Sistemini tüm birimlerinde resmi olarak kullanmaya başlamıştır.
